FAQ zum Hinweisgebersystem

erstellt von mvolk am 18.12.2013 14:50 |
... nach § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 3 KWG

Sie interessieren sich als Bank für unser Hinweis­geber­system nach § 25a KWG, haben dazu aber noch Fragen? Hier haben wir für Sie eine Übersicht der wichtigsten Punkte zu unserer Dienstleistung zusammen­gestellt. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch für ein persönliches Gespräch gerne jederzeit zur Verfügung.

Da es sich um eine Auslagerung handelt, müssen Sie eine Risikoanalyse nach MaRisk AT 9.2 erstellen:

Erhalten Sie hierzu Fakten vom Vertragspartner? Entspricht der Vertrag den aufsichtsrechtlichen Anforderungen an eine Auslagerung? 

  • Die Kunden erhalten ein Faktenblatt zur Unterstützung ihrer Risikoanalyse.
  • Die Verträge entsprechen aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
  • Die Verträge wurden in Anlehnung an die Empfehlungen des BVR-Arbeitskreises Outsourcing erstellt.

Erhalten Sie eine Arbeitsanweisung oder ein Benutzerhandbuch für IT-Lösung, Kommunikations­kanal und Kommunikations­plattform? 

  • Die Kunden der GenoTec erhalten eine dezidierte Arbeitsanweisung inkl. eines Hinweisgeberformulars, damit die prozessualen Abläufe klar fixiert und dokumentiert sind. Prüfungsmängel sind somit vermieden.

Wie erfolgt die Ausgestaltung der Berichtskanäle im Haus? 
Wie informieren Sie die Mitarbeiter?

  • Dies regelt die Arbeitsanweisung der GenoTec.
  • Der postalische Berichtsweg ist praxiserprobt, bewährt und am kostengünstigsten   und wird zudem von der AVR und vom Genossenschaftsverband e.V. empfohlen.

Welche Kosten entstehen, wenn ein Mitarbeiter Ihres Hauses die Arbeitsanweisung schreibt?

(Zeitaufwand? Ausfall für andere Tätigkeiten?)

  • Dieser interne Aufwand entfällt – die Arbeitsanweisung wird von der GenoTec geliefert.
  • Kein Abzug interner Mitarbeiter notwendig – die Vorlagen sind komplett.

Wer ist Ihr qualifizierter Ansprechpartner?

Ist dieser Ansprechpartner neutral? Verfügt die Person über die notwendige Qualifikation,  um ggf. eine „Enthaftung“ des Vorstands herbeizuführen? (Ca. 1.500 Normen sind zu beachten!)

  • Oder wird Ihnen nur ein Kommunikations-kanal/-plattform angeboten?
  • Wollen Sie sich dann ggf. in einer Drucksituation nach einem Externen umsehen?
  • Die Kunden der GenoTec erhalten mit unserer Ombudsstelle einen kompetenten, qualifizierten Ansprechpartner mit entsprechender branchenspezifischer Berufserfahrung, der unvoreingenommen und objektiv eine „Ersteinschätzung“ vornimmt und die „Spreu vom Weizen“ trennt.
  • Die Ombudsstelle als „neutraler Ansprechpartner“ stellt die Wahrung der Identität des Meldenden sicher!
  • Die Ombudsstelle der GenoTec wird eingehende Hinweise rasch bearbeiten bzw. qualifizierte Experten bei Bedarf empfehlen. Sie haben eine „Feuerwehr“ auf Abruf, die reagiert  – nicht nur eine „Meldeleitung“ über die angezeigt wird, dass „es brennt“.

Welche „Rüstzeit“ benötigen interne Einheiten, wenn tatsächlich Hinweise eingehen? 

  • Aufgrund seiner Erfahrung kennt die Ombudsstelle entsprechende Vorgänge und deren zweckmäßige Handhabung 
  • Ihnen als Kunde entstehen keine Rüstzeiten.

Welche Fort- und Weiterbildungen müssen Sie bei interner Abbildung einplanen?

  • Die Fort- und Weiterbildung ist Sache der GenoTec.
  • Ihnen als Kunde entstehen hier keine Kosten.

Wer schreibt einen Jahresbericht – Sie oder Ihr Dienstleister?

  • Die Ombudsstelle schreibt den Jahresbericht.
  • Der Bericht enthält ggf. anonymisierte Empfehlungen aus den Erfahrungswerten auch anderer Häuser, die im Rahmen der Prävention ggf. genutzt werden können („Schwarmintelligenz“ aus gewonnenen Erkenntnissen).